3 Điều cần biết khi làm Sổ đỏ tại Văn phòng đăng ký đất đai

Văn phòng đăng ký đất đai là đơn vị sự nghiệp công lập, có chức năng thực hiện đăng ký đất đai, nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; xây dựng, quản lý, cập nhật, chỉnh lý thống nhất hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai; thống kê, kiểm kê đất đai; cung cấp thông tin về đất đai cho các tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.

1. Vị trí, chức năng

Căn cứ khoản 4 Điều 2 Nghị định 01/2017/NĐ-CP, vị trí, chức năng Văn phòng đăng ký đất đai được quy định cụ thể như sau:

– Vị trí: Văn phòng đăng ký đất đai là đơn vị sự nghiệp công trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường do UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thành lập hoặc tổ chức lại trên cơ sở hợp nhất Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường và các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất trực thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường hiện có ở địa phương; có tư cách pháp nhân, có trụ sở, con dấu riêng và được mở tài khoản để hoạt động theo quy định của pháp luật.

Văn phòng đăng ký đất đai có chi nhánh tại các quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh. Chi nhánh được thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng theo quyết định của UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

– Chức năng: Văn phòng đăng ký đất đai có chức năng thực hiện đăng ký đất đai và tài sản gắn liền với đất; cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất đối với trường hợp được ủy quyền theo quy định; xây dựng, quản lý, cập nhật, đo đạc, chỉnh lý thống nhất hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai; thống kê, kiểm kê đất đai; cung cấp thông tin đất đai theo quy định cho các tổ chức, cá nhân có nhu cầu và thực hiện các dịch vụ khác trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ phù hợp với năng lực theo quy định của pháp luật.

• Tại TP. Hồ Chí Minh:

* Văn phòng Đăng ký đất đai Thành phố hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được quy định theo Quyết định số 2602/QĐ-UBND ngày 03/6/2015 của Ủy ban nhân dân thành phố:

1. Thực hiện việc đăng ký đất được Nhà nước giao quản lý, đăng ký quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; kiểm tra. hướng dẫn việc thực hiện các thủ tục đăng ký đất theo quy định pháp luật và giải quyết các khiếu nại, tố cáo liên quan đến công tác đăng ký, cấp giấy chứng nhận thuộc thẩm quyền.
2. Thực hiện các thủ tục về cấp lần đầu, cấp đổi, cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất ( sau đây gọi tắt là Giấy chứng nhận); lập kế hoạch và tổng hợp kết quả thực hiện công tác cấp giấy chứng nhận trên toàn địa bàn thành phố.
3. Thực hiện việc đăng ký biến động đối với đất Nhà nước giao quản lý, quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; thực hiện đăng ký giao dịch đảm bảo bằng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tải sản khác gắn liền với đấttheo quy định của pháp luật ( sau đây gọi chung là đăng ký biến động).
4. Lập, chỉnh lý, cập nhật, lưu trữ và quản lý hồ sơ địa chính; tiếp nhận, quản lý việc sử dụng phôi Giấy chứng nhận theo quy định của pháp luật.
5. Cập nhật, chỉnh lý, đồng bộ hóa, khai thác dữ liệu đất đai; xây dựng, quản lý hệ thống thông tin đất đai theo quy định của pháp luật.
6. Thực hiện việc thống kê, kiểm kê đất đai và lập bản đồ hiện trạng sử dụng đất.
7. Thực hiện đo đạc để chỉnh lý bản đồ địa chính, trích lục bản đồ địa chính; thực hiện các dịch vụ về trích đo địa chính thửa đất, trích lục bản đồ địa chính, đo vẽ hiện trạng nhà ở và các công trình xây dựng khác trên đất để chỉnh lý biến động, đăng ký, cấp Giấy chứng nhận.
8. Kiểm tra bản trích đo địa chính thửa đất; kiểm tra, xác nhận sơ đồ nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất do tổ chức, cá nhân cung cấp phục vụ đăng ký, cấp Giấy chứng nhận.
9. Cung cấp hồ sơ, bản đồ, thông tin, số liệu đất đai, nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất cho các tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.
10. Thực hiện các dịch vụ liên quan về hồ sơ địa chính, xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai, lập hồ sơ cấp Giấy chứng nhận theo quy định của pháp luật, cung cấp thông tin, lưu trữ tài liệu giấy và các dịch vụ trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ phù hợp với năng lực theo quy định của pháp luật.
11. Thực hiện việc thu phí, lệ phí theo quy định của pháp luật.
12. Quản lý, hướng dẫn và kiểm tra, giám sát về chuyên môn, nghiệp vụ, tổ chức và hoạt động của các Chi nhánh trực thuộc.
13. Quản lý viên chức, người lao động, tài chính và tài sản thuộc Văn phòng Đăng ký đất đai theo quy định của pháp luật; thực hiện chế độ báo cáo theo quy định hiện hành.
14. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường giao.

* Chi nhánh thực hiện nhiệm vụ của Văn phòng đăng ký trong phạm vị địa bàn được bàn giao quản lý, cụ thể:

1. Thực hiện các thủ tục về đăng ký, cấp Giấy chứng nhận và đăng ký biến động đối với hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư, người Việt Nam định cư ở nước ngoài được sở hữu nhà ở tại Việt Nam trong phạm vi địa bàn quản lý; kiểm tra điều kiện đăng ký, chuẩn bị hồ sơ để trình Ủy ban nhân dân quận, huyện hoặc Sở Tài nguyên và Môi trường ký cấp Giấy chứng nhận cho hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư, người Việt Nam định cư ở nước ngoài được sở hữu nhà ở tại Việt Nam; xác nhận nội dung thay đổi vào Giấy chứng nhận đã cấp đối với trường hợp đăng ký biến động không phải cấp Giấy chứng nhận mới; xây dựng, cập nhật thường xuyên cơ sở dữ liệu đất đai và cung cấp thông tin đất đai; thống kê, kiểm kê đất đai theo định kỳ.
2. Giải quyết các khiếu nại, tố cáo liên quan đến công tác đăng ký, cấp giấy chứng nhận thuộc thẩm quyền.
3. Cung cấp số liệu địa chính cho cơ quan chức năng để xác định mức thu tiền sử dụng đất, tiền thuê đất, các loại thuế có liên quan đến đất đai, nhà ở và tài sản gắn liền với đất đối với các trường hợp thực hiện thủ tục tại Chi nhánh.
4. Lữu trữ, quản lý bản lưu, bản sao giấy chứng nhận và các giấy tờ khác torng quá trình thực hiện nhiệm vụ theo quy định; lưu trữ, quản lý và chỉnh lý toàn bộ hồ sơ địa chính đối với tất cả các thửa đất trên địa bàn quận, huyện; gửi thông báo chỉnh lý biến động cho Ủy ban nhân dân phường, thị trấn để chỉnh lý hồ sơ địa chính đối với những trường hợp thuộc thẩm quyền; kiểm tra việc cập nhật và chỉnh lý hồ sơ địa chính của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.
5. Thực hiện đo đạc để chỉnh lý bản đồ địa chính, trích lục bản đồ địa chính; thực hiện các dịch vụ về trích đo địa chính thửa đất, trích lục bản đồ địa chính, đo vẽ hiện trạng nhà ở và các công trình xây dựng khác trên đất để chỉnh lý biến động, đăng ký, cấp Giấy chứng nhận.
6. Cung cấp trích lục bản đồ địa chính, trích sao hồ sơ địa chính và các thông tin khác về đất đai, tài sản gắn liền với đất phục vụ yêu cầu quản lý Nhà nước và thực hiện các dịch vụ liên quan về cung cấp thông tin, tài liệu hồ sơ địa chính cho các tổ chức, cá nhân có nhu cầu.
7. Thực hiện việc thu ngân theo danh mục tại bảng kê khai thu phí, lệ phí của Giám đốc Văn phòng Đăng ký gửi cơ quan thuế và bảng giá dịch vụ thống nhất do Giám đốc Văn phòng đăng ký đất đai ban hành.
8. Thực hiện quản lý cán bộ viên chức, lao động hợp đồng làm việc tại chi nhánh theo quy chế làm việc của Văn phòng Đăng ký và theo quy định của pháp luật.
9. Thực hiện quản lý chi tiêu tại Chi nhánh theo ủy quyền trên co sở dự toán thu chi được giao.
10. Thực hiện chế độ báo cáo theo quy định hiện hành.
11. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Văn phòng Đăng ký giao.

Trong trường hợp có yêu cầu cần thiết và được sự nhất trí của Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường; Giám đốc Văn phòng đăng ký được phân công thành viên khác của Văn phòng đăng ký giải quyết một số hồ sơ cụ thể và thực hiện thủ tục quy định tại các điểm 1 và 3 trên đây.

2. Nhiệm vụ, quyền hạn

Căn cứ Điều 2 Thông tư liên tịch 15/2015/TTLT-BTNMT-BNV-BTC, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng đăng ký đất đai như sau:

1. Thực hiện việc đăng ký đất được Nhà nước giao quản lý, đăng ký quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.

2. Thực hiện việc cấp lần đầu, cấp đổi, cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (sau đây gọi là Giấy chứng nhận).

3. Thực hiện việc đăng ký biến động đối với đất được Nhà nước giao quản lý, quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.

4. Lập, chỉnh lý, cập nhật, lưu trữ và quản lý hồ sơ địa chính; tiếp nhận, quản lý việc sử dụng phôi Giấy chứng nhận theo quy định của pháp luật.

5. Cập nhật, chỉnh lý, đồng bộ hóa, khai thác dữ liệu đất đai; xây dựng, quản lý hệ thống thông tin đất đai theo quy định của pháp luật.

6. Thực hiện việc thống kê, kiểm kê đất đai và lập bản đồ hiện trạng sử dụng đất; chỉnh lý bản đồ địa chính; trích lục bản đồ địa chính.

7. Kiểm tra bản trích đo địa chính thửa đất; kiểm tra, xác nhận sơ đồ nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất do tổ chức, cá nhân cung cấp phục vụ đăng ký, cấp Giấy chứng nhận.

8. Thực hiện đăng ký giao dịch bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất theo quy định của pháp luật.

9. Cung cấp hồ sơ, bản đồ, thông tin, số liệu đất đai, nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất cho các tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.

10. Thực hiện việc thu phí, lệ phí theo quy định của pháp luật.

11. Thực hiện các dịch vụ trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ phù hợp với năng lực theo quy định của pháp luật.

12. Quản lý viên chức, người lao động, tài chính và tài sản thuộc Văn phòng theo quy định của pháp luật; thực hiện chế độ báo cáo theo quy định hiện hành và tình hình thực hiện nhiệm vụ về các lĩnh vực công tác được giao.

3. Nộp và nhận kết quả tại Văn phòng/Chi nhánh ĐKĐĐ khi làm Sổ đỏ

Căn cứ khoản 19 Điều 1 Nghị định 148/2020/NĐ-CP, khi thực hiện thủ tục hành chính lĩnh vực đất đai như cấp, cấp lại, cấp đổi Giấy chứng nhận thì người dân nộp hồ sơ như sau:

Cách 1: Hộ gia đình, cá nhân nộp hồ sơ tại UBND xã, phường, thị trấn nơi có đất nếu có nhu cầu

Riêng thủ tục giao đất, thuê đất, chuyển mục đích sử dụng đất không được nộp tại UBND xã, phường, thị trấn nơi có đất mà phải nộp tại:

– Sở Tài nguyên và Môi trường nếu người có yêu cầu giao đất, cho thuê đất, cho phép chuyển mục đích sử dụng đất là tổ chức.

– Phòng Tài nguyên và Môi trường nếu người giao đất, cho thuê đất, cho phép chuyển mục đích sử dụng đất là hộ gia đình, cá nhân.

Cách 2: Không nộp hồ sơ tại UBND xã, phường, thị trấn nơi có đất

• Nộp tại Văn phòng, Chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai (nếu địa phương chưa thành lập bộ phận một cửa)

Lưu ý: Thông thường tổ chức thì nộp tại Văn phòng đăng ký đất đai cấp tỉnh; hộ gia đình, cá nhân thì nộp tại Chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai cấp huyện.

Danh sách thủ tục hành chính lĩnh vực đất đai nộp và nhận kết quả tại Văn phòng, Chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai:

– Thủ tục đăng ký đất đai, tài sản khác gắn liền với đất;

– Cấp, cấp đổi, cấp lại Giấy chứng nhận (Cấp lần đầu hay còn gọi là làm Sổ đỏ lần đầu, cấp đổi, cấp lại Sổ đỏ, Sổ hồng).

– Đăng ký khi chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp,…

• Nộp và nhận kết quả tại bộ phận một cửa

Địa phương đã tổ chức bộ phận một cửa để thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thì thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thông qua bộ phận một cửa theo Quyết định của UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, trừ trường hợp tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục đăng ký đất đai, tài sản khác gắn liền với đất, cấp, cấp đổi, cấp lại Giấy chứng nhận tại địa điểm ngoài trụ sở Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai theo nhu cầu của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất.

Kết luận: Mặc dù chức năng, nhiệm vụ và quy định về nộp hồ sơ thủ tục hành chính lĩnh vực đất đai tại Văn phòng đăng ký đất đai hoặc tại Chi nhánh khá phức tạp, nhưng người dân cần nắm một số điểm trọng tâm khi nộp hồ sơ cấp, cấp lại, cấp đổi Sổ đỏ như sau:

– Địa phương chưa tổ chức bộ phận một cửa để tiếp nhận hồ sơ về Sổ đỏ thì hộ gia đình, cá nhân nộp hồ sơ trực tiếp tại Chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai hoặc nộp tại UBND xã, phường, thị trấn nơi có đất nếu có nhu cầu.

– Nếu địa phương đã tổ chức bộ phận một cửa thì nộp hồ sơ tại bộ phận một cửa theo quy định của UBND tỉnh, thành phố trung ương (thông thường hộ gia đình, cá nhân nộp hồ sơ tại bộ phận một cửa huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương).

Tổng hợp từ: Luật Việt Nam, Sở Tài nguyên và Môi trường.